COMMUNICATION… On My Point OF View.

KNOWLEDGE SHARING PART 3

Salah satu aksioma komunikasi adalah “One cannot not communicate” (manusia tidak bisa tidak berkomunikasi). Diam pun seseorang, masih bisa dimaknai oleh orang lain. Itu hal yang pertama kali saya pelajari ketika di semester satu saya kuliah di S-1 Komunikasi. Lama kelamaan saya mulai menyadari dan memahami bahwa memang kita berkomunikasi tidak hanya dengan bahasa verbal tetapi juga bahasa non verbal. Bahkan banyak penelitian yang mengatakan bahwa bahasa non verbal sangatlah dahsyat maknanya. Lebih lanjut, apabila kita mendapatkan bahasa verbal dan bahasa non verbal secara bersamaan dan saling bertolak belakang dari seseorang, maka yang paling bisa dipercaya justru adalah bahasa non verbal. Mengapa demikian? Bahasa non verbal lah yang tidak bisa berbohong, sedangkan lidah paling pandai dalam bersilat kata. Sangat unik dan menarik memang ketika seseorang mempelajari sesuatu yang menjadi jantung dari kehidupan yaitu komunikasi.

Saya bertemu banyak orang dalam pekerjaan dan hidup saya, dengan beraneka karakteristik personalnya dan gaya berkomunikasinya. Saya kemudian mempelajari kadang orang tidak bisa menyampaikan maksudnya dengan bahasa tutur yang bisa diterima dan dimengerti oleh lawan bicaranya, dan terkadang hal itu pun saya alami. Secara teoritis memang ketika berkomunikasi dengan pihak lain, hal pertama yang dilakukan adalah kenali dengan benar siapa audience anda dan berbicaralah dengan bahasa yang bisa dipahami oleh audience anda (secara garis besar hal ini berhubungan dengan U-attitude). Hal ini penting sehingga kesamaan bahasa setidaknya akan menimbulkan kesamaan persepsi antara si pemberi pesan (komunikator) dan si penerima pesan (komunikan). Kesamaan bahasa yang dimaksud termasuk dari pilihan kata, pilihan intonasi, dsb. Setiap orang akan senang ketika menemukan lawan bicara yang seirama dengannya. Perhatikan betul bagaimana orang yang kita ajak berbicara memberikan feedback (verbal dan non verbal) kepada kita, karena kita akan langsung bisa memberikan feedback yang sesuai setelahnya. Dari cara kita berbicara dan cara dia atau mereka berbicara akan mencerminkan siapa sesuangguhnya kita, anda atau mereka. Bagaimana kepribadian, sopan santun, tingkat pendidikan, dan atribut lainnya.

Hal yang lebih dalam lagi adalah ketika berbicara dengan orang lain adalah perlu disesuaikan dengan kepribadiannya. Hal ini akan bisa menjadi senjata ampuh ketika kita memiliki tujuan tertentu terhadap orang tersebut. Proses persuasi itu akan berjalan dengan lancar tanpa orang tersebut sadari. Untuk hal yang satu ini memang membutuhkan banyak pengalaman dan peka dalam menerjemahkan bagaimana kepribadian orang itu sebenarnya. Banyak orang tidak mengasahnya, padahal hal ini simpel tetapi butuh banyak praktek dan jam terbang. Saya yakin setiap orang bisa, asalkan ada kemauan. Ada banyak teori kepribadian yang orang ketahui tetapi hanya dalam tataran teoritis, dan terkadang belum diamalkan dalam tataran hati dan perasaan. Setiap orang bisa mempelajari katagorisasi kepribadian yang simpel dan dipraktekkan dengan memperhatikan banyak orang. Dan dengan sendirinya, anda akan merasakan bahwa setiap orang memiliki aura dan energinya tersendiri serta ada kemiripan antara satu dengan yang lain dalam satu katagorisasi kepribadian. Berdasarkan pengalaman saya, jika sudah terbiasa memahami masing-masing orang dengan mata hati walaupun hanya lewat suara di telepon atau foto saja, sudah dapat menebak bagaimana sebenarnya orang itu. Ini bukan ilmu cenayang, atau ilmu yang secara eksklusif dimiliki oleh para psikolog, siapa saja bisa mempelajari dan memanfaatkannya.

Orang berkomunikasi juga perlu menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi saat itu. Karena situasi dan kondisi itu sebenarnya sebuah pertanda atas pilihan komunikasi yang digunakan. Orang berkomunikasi juga diasah dari kemampuan dia menjadi pendengar yang baik. Seberapa baik ia menjadi pendengar, akan mengasah daya berkomunikasinya. Hal ini sangat diperlukan empati dan rasa menghormati. Pada satu titik, apapun bahasa yang dikeluarkan dari mulut seseorang entah dari ras manapun, pendidikan apapun, status sosial apapun tidak membuat kita merasa tersinggung atau terganggu. Mengapa saya kata demikian, karena kita semakin memahami siapa orang yang berbicara dan itulah dia (dengan segala atribut yang ia miliki). Pada satu titik, jika kita mampu menjadi seorang komunikator yang baik adalah mampu memahami setiap orang dan berempati. Orang tidak memahami apa yang kita katakan, bukan berarti mereka bodoh (ini yang seringkali diucapkan oleh banyak orang!), tetapi kita sebagai komunikator kurang mampu membahasakan apa yang kita maksud dengan baik dan benar dengan lawan bicara kita. Justru dari pihak komunikator lah yang perlu banyak berintrospeksi.

Hal lain yang perlu dipahami benar adalah kenalilah diri sendiri baru mengenali orang lain. Pahamilah dengan baik karakter kita karena hal ini akan berpengaruh terhadap proses komunikasi yang berlangsung dengan siapa saja. Jika terus introspeksi maka akan pada satu titik pengendalian diri, pendewasaan diri dan menjadi orang yang bijak dalam bertutur kata. Karena sebenarnya berkata-kata tidaklah mudah, sehingga menantang kita untuk selalu mengasah skill yang ini untuk menjadi good communicator!

Becoming Music Director

KNOWLEDGE SHARING PART 2.

Ketika berbicara tentang music director biasanya orang akan mengaitkannya dengan simfoni orkestra atau dengan profesi konduktor dalam sebuah pertunjukan orkestra. Namun posisi ini juga bisa bertanggung jawab pada hasil akhir dari sebuah lagu, atau bisa juga disebut sebagai seorang arranger. Meski demikian di beberapa negara, kata music director ini banyak dipakai sebagai pemegang posisi di sebuah orkestra.

Dalam hal ini seorang music director bertanggung jawab secara umum, baik dari segi performance sebuah grup simfoni, termasuk juga memastikan bahwa semua anggota tersebut sudah mengetahui dan mengerti musik yang akan dibawakan, melakukan supervisi dari sebuah pertunjukan musik yang akan diadakan dan juga memimpin sebuah pertunjukan orkestra.

Tentunya untuk mereka yang tertarik pada posisi ini harus sangat peka pada musik, mempunyai kemampuan untuk mengharmonisasikan nada dan tentunya punya dedikasi tinggi pada musik. Sekarang, memang posisi ini tak hanya terbatas pada orkestra ataupun simfoni saja namun juga bisa termasuk ke dalamnya adalah sebagai director seorang artis. Sehingga ia pun harus mengetahui karakter vokal artis sehingga dari situ pun ia bisa menentukan jenis musik yang sesuai untuk dibawakan oleh artis tersebut. Ia pun bertanggung jawab untuk mengarrange konser yang akan diadakan, mengontrol musik yang akan dipertunjukan ataupun yang akan direkam, dan punya otoritas untuk memilih, mengeluarkan personal yang akan diikutsertakan dalam sebuah pertunjukan musik.

Music director pun bisa saja muncul di sebuah film credits yang merupakan mereka yang berprofesi dan bertanggung jawab untuk mensupervisi dan mendirect musik yang dipilih dalam sebuah film, baik itu film komersial ataupun dokumenter. Dalam beberapa term, posisi sebagai music director bisa mengacu pada beberapa kategori berdasarkan tempatnya sendiri. Misalnya saja posisi music director di sebuah stasiun radio bisa berarti berhubungan dengan perusahaan recording, mengaudisi ataupun memilih musik-musik ataupun lagu-lagu baru, dan mengambil putusan lagu mana yang akan diudarakan, seberapa banyak dan kapan lagu tersebut akan diputarkan.

Saya pun telah menjadi music director sekitar enam tahun, tapi bukan dengan katageori music director yang telah dituliskan diatas. Saya menjadi music director untuk sebuah kegiatan spiritual training atau training otak kanan. Pada dasarnya apa yang dikerjakan hampir sama dengan music director di bidang lainnya. Pekerjaan ini adalah sebuah seni. Perlu kombinasi yang unik dan apik dalam mengkombinasikan lagu, siapa audience pada saat itu dan bagaimana membuat lagu yang diputarkan memiliki “soul” sehingga rasa dan tujuan memutar musik itu bisa menjalar ke setiap perasaan audience. Dan itu bukan pekerjaan yang mudah, butuh jam terbang yang tinggi untuk mengasahnya, dan terus memiliki kemauan untuk terus belajar. Lembaga training yang menjadi tempatku bekerja bukanlah lembaga training biasa, karena sang trainer selalu mengkombinasikan trainingnya dengan lagu-lagu yang diputar dan lagunya pun tidak monoton tergantung dari audience yang sedang dituju. Lagu merupakan salah satu jiwa dalam training ini selain pembawaan dari sang trainer. Antara saya sebagai music director dengan trainer perlu “menyatu” walaupun dengan bahasa yang berbeda, sehingga tujuan dari training ini bisa tercapai.

Bicara tentang jenis lagu yang diputar, tentu saja harus melihat audience saat itu, mulai lifestyle, selera (termasuk musik), karakteristik umum dan sebagainya. Informasi seperti itu penting saya dapatkan sebelum training dimulai karena saya perlu mencari ke dalam direktori musik kami untuk kemudian mencocokkannya dengan target audience. Walaupun sudah bertahun-tahun saya menjalaninya, saya tetap memerlukan persiapan matang untuk menyiapkan segala sesuatunya, karena kepuasan dari peserta training akan menjadi kebanggaan saya juga. Musik pun akhirnya menjadi ciri khas kami dalam memberikan sebuah training, sehingga jenis lagu yang diputar akan menentukan identitas dari lembaga training ini seperti layaknya sebuah stasiun radio. Dan saya perlu tetap berusaha mempertahankan identitas lembaga training ini tetapi juga harus memahami selera audience.

Menjalani profesi ini memang perlu mengetahui informasi musik apapun (termasuk musik yang “aneh-aneh”) dan harus rela mendengar dan meresapi lagu yang bukan selera saya. Dan tantangannya, saya harus berburu lagu yang kadang langka didapat. Setiap saat saya harus memperbarui pengetahuan musik saya untuk musik apapun, dan minimal setiap sebulan sekali terkadang saya harus hunting CD music bahkan CD impor untuk pengkayaan koleksi musik dari lembaga training kami. Selama training berlangsung, saya perlu tahu mood dari peserta dan akan membawa mood peserta tersebut kemana tentu saja dengan bahasa musik. Kepekaan memang diperlukan disini selain sebuah aktualisasi dari seni itu sendiri. “Music director itu seperti layaknya seorang paranormal yang harus peka dalam menebak selera orang”.

Saya sangat mencintai pekerjaan saya. Penuh dengan seni, selalu mengalir, selalu ada yang baru, memerlukan kreativitas, dan perlu sebuah kepekaan rasa. Saya pun akan terus meningkatkan kemampuan saya, dan tidak menutup kemungkinan untuk mencoba music director pada bidang lain atau bahkan berkarir di profesi ini. Saya pun bercita-cita akan meluangkan waktu untuk menempuh pendidikan formal untuk meningkatkan kemampuan saya.

Kuliah Sambil Bekerja, Why Not?

KNOWLEDGE SHARING PART 1.

Saya telah ada di dunia penyelenggaraan event sekitar 6 tahunan, atau tepatnya sejak tahun 2002, pada saya berada di tahun kedua di bangku kuliah. Dunia ini saya kenal dan mulai saya akrabi sejak saya masih di bangku kuliah S-1 di Jurusan Komunikasi Universitas Airlangga. Teman-teman saya yang lain, kakak kelas bahkan sampai adik kelas saya sekarang dekat dengan dunia ini, bahkan ada yang dengan komitmen tinggi terjun langsung di bidang event organizer. Mulai dari mencari uang jajan tambahan sampai dengan menjadikan sebuah penghasilan tetap per bulannya. Kami terbiasa membuat event di tingkat fakultas, dan hampir selalu diminati oleh kalangan internal dan eksternal. Mulai dari yang skala kecil sampai dengan yang membutuhkan persiapan berbulan-bulan. Begitu seringnya kami berkutat dengan hal-hal itu mulai dari urusan organisasi sampai yang komersial, “sense” untuk dunia ini mulai terasah.

Kesempatan datang dengan keajaibannya yang unik. Dosen saya mencoba metode training baru untuk mahasiswa baru yang sedang menjalani malam keakraban. Hasilnya fantastis dengan luapan emosional peserta yang tidak bisa disembunyikan dari pandangan siapa saja. Hal itu, kemudian berlanjut dengan saya dan teman-teman diminta untuk menjadi staf freelance beliau yang menjadi trainer pemula untuk training otak kanan. Something brand new… Karena melihat bakat saya dari acara malam keakraban itu, selain staf saya juga menjadi asisten music director untuk kegiatan training ini. Sepanjang training ini akan diperdengarkan lagu-lagu yang berbeda, disesuaikan dengan target segmen walaupun ada lagu “wajib” untuk beberapa sesi. Akhirnya, sekitar pertengahan 2002, perjalanan sebuah lembaga training otak kanan dimulai. Hidup saya kemudian berubah, hari Senin-Kamis kuliah dan menjalani kehidupan organisasi dan Jumat-Minggu saya bekerja freelance. Sungguh menyenangkan dan menghasilkan. Dan hal itu hampir rutin, setidaknya dalam sebulan ada dua kali weekend saya bekerja. Saya sangat menikmatinya dan benar-benar mempelajari dunia baru ini.

Selama hampir tiga tahun saya menjalani freelance ini sebagai staf dan music director dalam satu waktu. Dan waktu senggang selama kuliah lainnya saya pergunakan untuk melakukan hal-hal lain, seperti menjadi surveyor sampai berkeliling kemana saja atau bahkan saya nekat untuk merasakan magang selama satu semester di dua tempat berbeda. Satu keputusan yang membuat saya jarang ke kampus selama hampir 6 bulan, dengan mengambil hanya 1 mata kuliah yaitu magang. Dampaknya adalah mengulur waktu kelulusan juga. Tahun 2004, dengan proses pendekatan dengan perusahaan yang sangat singkat, saya pun sempat magang menjadi media planner di advertising agency di Surabaya. Saya mendapatkan banyak hal baru di luar mata kuliah yang sebenarnya saya tidak suka yaitu Media Planning pada semester sebelumnya. Ternyata setelah saya bergelut dengan dunia media planning, hasilnya adalah sangat menyenangkan!!!

Tidak sampai satu minggu setelah masa magang 3 bulan saya habis, saya ditawari kerja praktek (KP) di PT. Indosat East Regional Office, Surabaya. Di Indosat, saya akrab dengan dunia baru lagi, yaitu Public Relations, tetapi masih berhubungan dengan dunia kuliah saya. Keberuntungan saya rasakan ketika saya masuk, di mana saya bisa tahu kegiatan PR seutuhnya pada saat itu, kata supervisor saya. Sebagai konsekuensinya saya pun ikut disibukkan dengan berbagai kegiatan rutin sampai kegiatan tahunan dan saya rasakan itu sejak saya pertama kali masuk di Indosat. Kegiatan PR dari menyebarkan berita yang berhubungan dengan Indosat dan kompetitor yang dirangkum dari berbagai sumber setiap harinya, turut mempersiapkan press release, press conference, press gathering dengan seluruh jurnalis, menangani komplain dan konfirmasi, menangani segala kegiatan yang berhubungan dengan pihak luar (termasuk menerima company visit dari berbagai pihak).

Bahkan saya pernah merasakan menerima rombongan company visit dari kelompok guru-guru yang berasal dari Saudi Arabia yang sedang menjalani masa training di Surabaya. Kebetulan tidak ada yang bisa menghadle, karena para manager sedang ada agenda masing-masing, dan hanya saya dan seorang teman yang juga sedang menjalani KP harus menerima mereka dan berkomunikasi dengan bahasa Inggris. Sebuah tantangan yang amazing saat itu, karena kami berdua belum mengenal Indosat dengan baik tetapi menjadi representative-nya untuk orang asing. Dan banyak hal lain yang saya pelajari disana, termasuk bagaiman berkomunikasi yang sesuai dengan berbagai pihak. Sampai-sampai saya dan teman saya diminta untuk stay lebih lama disana atau melamar untuk posisi magang, karena kami sudah familiar dengan orang-orang disana. Tetapi saya dan teman saya sepakat, kami untuk sementara tidak menerima tawaran itu (walaupun sangat sayang untuk dilewatkan), tetapi kami lebih memberi prioritas kepada kuliah yang tinggal selangkah lagi untuk diselesaikan. Selama magang pun saya tetap menjalani kegiatan freelance saya. Hal ini merupakan sebuah tanggung jawab yang besar, tugas yang dikerjakan sering mendadak, dan membutuhkan adaptasi yang cepat.

Saya kemudian memahami dengan kata-kata banyak orang “kalo udah ketemu uang dan menikamati rasanya bekerja terkadang membuat orang lupa kuliah.” Saya merasakannya. Satu semester tidak kuliah dan ke kampus membuat saya sangat malas untuk memulai skripsi saat itu. Butuh tekad yang kuat untuk menghujam rasa malas itu. Dan satu resep yang paling mujarab saya terapkan adalah “saya tidak mau lulus sendirian, masuk sama-sama, lulus pun juga harus sama-sama dengan teman-teman yang lain”. Saat itu angkatan saya berjamaah mengerjakan skripsi, syukurlah sebelumnya saya seperti berlari ketika kuliah dengan menyabet seluruh SKS maksimal, sehingga satu semester saya magang, tidak membuat saya ketinggalan mengerjakan skripsi. Dan akhirnya tekad saya itu terjadi, saya menyelesaikan skripsi saya selama kurang 6 bulan dengan nilai memuaskan dan lulus bersama teman-teman saya.

Yah memang waktu perlu dipergunakan sebaik-baiknya dan sebijak mungkin, itu yang saya sarikan kemudian. Setelah masa-masa itu berlalu, dan ketika saya menoleh ke belakang, saya terkadang masih merasa tidak mempergunakan waktu sebaik-baiknya. Lulus tidak dengan waktu yang standar, tapi saya selalu menentramkan hati saya bahwa saya mendapatkan kompensasinya dengan berbagai pengalaman yang saya miliki. Dan banyak hal lain, tapi sudahlah itu adalah perjalanan hidup yang telah saya pilih. Bersyukur lingkungan saya saat itu adalah orang-orang yang pekerja keras dan kreatif. Dan saya sangat bersyukur atas segala yang kudapatkan. Alhamdulillah.

Terkadang saya menyarankan kepada adik kelas saya, untuk tetap memprioritaskan kuliah karena itu adalah sebuah investasi. Jangan putus kuliah hanya karena kenyamanan sebuah profesi. Kuliah dan bekerja, keduanya diperlukan, tetapi pada satu waktu prioritaskan yang memang sudah seharusnya menjadi nomor satu, selesaikan apa yang telah dimulai dengan upaya keras dengan sebuah pencapaian yang terbaik, yaitu kuliah. Persaingan sekarang sangat kejam dan saringan pertama selalu berhubungan dengan sampai di level mana kita menimba ilmu formal. Mendapatkan pengalaman selama kuliah adalah sesuatu yang diperlukan, untuk mengasah pengalaman bekerja walaupun secara freelance. Mulai dari semester awal adalah baik, karena masih belum terlalu sibuk dengan tugas kuliah. Di usaha apa saja, di bidang apa saja, usaha sendiri atau perusahaan kecil/besar, apa saja asalkan dipelajari dengan baik dan bersungguh-sungguh, akan mendatangkan sebuah pengalaman yang tak terduga tetapi enak untuk ditelan rasa manisnya. Pengendalian diri kemudian menjadi penting karena ketika pada suatu titik kadang harus memilih antara dua hal yang sama-sama memberatkan, tapi percayalah dengan menyelesaikan sesuatu yang telah dimulai terlebih dahulu akan lebih menentramkan hati dan memuaskan banyak pihak, yaitu tetap selesaikan kuliah. Bisa jadi Anda berbeda pendapat dengan saya, perasaan saya dan pengalaman saya.

Implementasi ERP Pada PT. Semen Gresik

1. PENDAHULUAN

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah teknologi komputerisasi sistem informasi terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan kelas dunia dalam meningkatkan kinerjanya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi/manufakturing, pengadaan/logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan. Manfaat ERP bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut :

1.Proses bisnis “Best Practice”
2.Integrasi dan real time
3.Fungsi Pengendalian
4.Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi)
5.Ketepatan posting jurnal akuntansi
6.Pencatatan dari sumber transaksi
7.Flexible dan mudah dalam pemakaian
8.Paperless

Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang tergiur untuk mengimplementasikan. Di Indonesia, sudah cukup banyak perusahaan yang mengimplementasikan ERP diantaranya adalah Semen Gresik dengan software J.D.Edwards. Satu hal yang penting ketika mengimplementasikan ERP adalah perlu mempertimbangkan 3 komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan IT.

Banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi. Rata-rata kegagalan implementasi software ERP, SCM dan CRM didunia berdasarkan hasil survey adalah 50 persen sampai 70 persen. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish Group menyatakan hanya 10 persen perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35 persen proyek dibatalkan dan 55 persen mengalami keterlambatan. Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya (Garside, 2004).

2. LATAR BELAKANG IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok yang mesti terintegrasi. Dengan kata lain, bisnisnya perlu ditangani dengan bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih simpel dengan diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :

1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :

• Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.
• Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
• Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan -- khususnya para user -- yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user. Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.

3.PROSES IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK
3.1. Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :
a.Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
b.Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
c.Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.
d.Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
e.Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.
f.Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang -- memakan waktu hampir 1,5 tahun -- Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:
a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
f. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

3.2. Kendala-kendala dalam Implementasi ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

• Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
• Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
• Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

1. Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :
2. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
3. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.

Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.
3.3. HASIL IMPLEMENTASI ERP
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

• Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
• Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
• Meningkatkan keakuratan informasi
• Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
• Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

4. KESIMPULAN

Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :

1. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan mengadopsi CAP.
2. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.

Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.

Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan business process, people dan IT.

5. SARAN

Implementasi ERP memang membutuhkan perlu mempertimbangkan tiga komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan IT. Dalam ERP juga memerlukan keterlibatan (engagement) top management, project leader yang “veteran” (sangat berpengalaman), dibutuhkan pihak ketiga untuk memberikan pengetahuan dan keahlian, adanaya change management yang dipersiapkan secara matang yang selaras dengan project planning, dan bagaimana manajemen mampu menciptakan pola pikir tentang kepuasan yang disesuaikan dengan progress dari project tersebut. Implememntasi ERP pun perlu dilihat sebagai sesuatu hal yang memiliki implikasi strategis yang dapat membawa perusahaan menjadi lebih baik dan mampu bersaing.

Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti terjadi discrepancy sehingga ada tiga alternatif pilihan solusi yaitu mengubah/meodifikasi aplikasi, mengikuti aplikasi yang ada dan merubah prosedur atau hidup dalam perbedaan. Idealnya memang mengikuti aplikasi yang ada karena sesuai dengan best practice (desain yang terbaik dalam industri) dan mengubah prosedur yang ada dalam perusahaan. Hal ini akan lebih praktis dan mudah untuk diimplementasikan, kecuali jika business process-nya unik.

Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor, proses demo, adanya referensi (testimony dari perusahaan lain), dan ada tim yang berfungsi untuk mengevaluasi kemampuan teknis atau fungsi-fungsinya (perlu dicoba dulu). Selain itu, pertimbangkan adanya beberapa penyesuaian dan pahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa besar, sehingga hal ini sudah jelas di awal. Baru kemudian mengambil keputusan yang tepat. Vendor yang dipilih adalah yang memiliki track record yang baik dan expert di bidangnya. RFP yang dibuat oleh perusahaan kepada vendor merupakan formal document untuk mengarahkan vendor apa yang dibutuhkan secara detail.

Yang paling penting adalah bagaimana implementasi ERP diterima oleh user dan user merasa nyaman atas hal baru ini, sehingga dibutuhkan training secukupnya kepada mereka. Alangkah lebih jika user diikutsertakan dalam proses uji coba dengan vendor sehingga mereka juga bisa melakukan assessment. Peranan SDM disini menjadi salah satu faktor kritis, karena berbicara tentang ERP adalah tentang sebuah sistem yang terintegrasi sehingga jika terjadi kesalahan di berbagai titik akan berdampak signifikan bagi proses bisnis perusahaan. Sehingga, fasilitas TI ini tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu semata, tapi juga bisa sebagai business enabler.

6.REFERENSI
Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) di PT. Semen Gresik.

Martin, E. Wainright, et al., 2005. Managing Information Technology. Pearson Prentice Hall. USA.

Humaedi, Dedi. 21 Agustus 2003. Ketika Sang Juragan Semen Ingin Naik Kelas.
http://www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=1973, diakses tanggal 25 Desember 2008.

----------, Januari 2007 (No.34). Kegagalan Dalam Implementasi System ERP. http://www.portalhr.com/majalah/edisisebelumnya/teknologi/1id535.html, diakses tanggal 25 Desember 2008.